Volgens de Richtlijn dient het UBO-register te worden ingevoerd “met het oog om meer transparantie en om misbruik van juridische entiteiten tegen te gaan”. Daarbij wordt gewezen op de noodzaak van nauwkeurige en actuele informatie over UBO’s bij het opsporen van criminelen die hun identiteit anders achter een vennootschapsrechtelijke structuur kunnen verbergen.
Definitie van UBO
De gedachten achter het register is helder, maar wanneer is iemand een UBO? Volgens de Richtlijn zijn UBO’s “de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is (zijn) van of zeggenschap heeft (hebben) over de cliënt en/of de natuurlijke perso(o)n(en) voor wiens/wier rekening een transactie of activiteit wordt verricht”. Indien een natuurlijke persoon 25% plus één aandeel of een eigendomsbelang van meer dan 25% heeft in een cliënt, geldt dat als “een indicatie van indirecte eigendom” en daarmee een indicatie dat die natuurlijke persoon een UBO is. Uit de huidige definitie van UBO in de Wwft volgt dat een natuurlijk persoon met een aandelenbelang van meer dan 25% per definitie een UBO is. De nieuwe UBO-definitie in de Richtlijn is dus in dit opzicht flexibeler dan de huidige definitie in de Wwft, waardoor in de toekomst mijns inziens meer discussie zal ontstaan of in een specifiek geval sprake is van een UBO.
Uit de Richtlijn volgt dat de natuurlijke persoon of personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel gelden als UBO indien na uitputting van alle mogelijke middelen (i) geen UBO is achterhaald die voldoet aan de vereisten zoals uiteengezet in de vorige alinea, en (ii) dat er geen gronden voor verdenking bestaan dat er een dergelijke UBO bestaat.
Hoger leidinggevend personeelsleden zijn functionarissen of werknemers met (i) voldoende kennis van de blootstelling van de instelling waar zij aan zijn verbonden aan witwas- en terrorismefinancieringrisico’s en (ii) voldoende anciënniteit hebben om beslissingen te nemen die van invloed zijn op die blootstelling. Hierbij hoeft het niet noodzakelijk te gaan om een lid van de raad van bestuur.
De natuurlijke persoon of personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel gelden ook als UBO indien “enige twijfel” bestaat of de achterhaalde persoon of personen daadwerkelijk de UBO is, respectievelijk zijn.
Voor stichtingen, trusts en juridische constructies die vergelijkbaar zijn met trust gelden andere UBO-criteria.
Inhoud en toegang UBO-register
Zoals gezegd schrijft de Richtlijn lidstaten voor om een register aan te leggen waaruit blijkt wie de UBO is van “vennootschappen en andere juridische entiteiten”. Dit betekent dat in Nederland deze verplichting in ieder geval zal gelden voor alle rechtspersoons- en personenvennootschapsvormen, dus ook voor bijvoorbeeld commanditaire vennootschappen en stichtingen.
Het UBO-register dient volgens de Richtlijn onderdeel te vormen van een openbaar register, “bijvoorbeeld een handelsregister”. Dit betekent dat in Nederland het register naar alle waarschijnlijkheid zal worden beheerd door de Kamer van Koophandel.
De Richtlijn schrijft voor dat het UBO-register de volgende gegevens dient te bevatten over de UBO: naam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit en het land van verblijf, alsmede de aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang.
Het UBO-register zal toegankelijk zijn voor de financiële inlichtingen eenheid, de bevoegde autoriteiten (in Nederland zijn dat onder andere De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten) en meldplichtigen in het kader van cliëntenonderzoek (dat zijn onder andere advocaten, notarissen, banken en accountants). Daarnaast zullen “alle personen of organisaties die een legitiem belang kunnen aantonen” toegang krijgen tot het register. De Richtlijn legt niet verder uit wanneer sprake is van een “legitiem belang”.
Cliëntonderzoek en het UBO-register
Overigens kunnen financiële instellingen (en andere instellingen die verplicht zijn om cliëntonderzoek te doen) zich niet “uitsluitend verlaten” op het UBO-register voor het doen van cliëntonderzoek. Instellingen moeten een “op risico’s gebaseerde aanpak” volgen. Ik denk dat dit in de praktijk zal betekenen dat men niet mag afgaan op gegevens uit het UBO-register als er aanwijzingen zijn, of anderszins het risico bestaat, dat die gegevens niet accuraat zijn. De instelling zal dan aanvullend onderzoek moeten verrichten.